REGULAMIN PROGRAMU LUDZIE HOLCIM
§ 1
Organizacja i Cel
- Fundacja Holcim z siedzibą w Małogoszczu, dalej jako Fundacja, jest organizatorem programu grantowego, zwanego dalej Akcją, którego celem jest promowanie wśród pracowników postaw i inicjatyw realizowanych dla dobra publicznego w zakresie zdrowia, edukacji, środowiska, bezpieczeństwa, infrastruktury (estetyki i użyteczności pomieszczeń, budynków i obiektów małej architektury) oraz dla budowania zaangażowania społeczności wewnątrz firmy (pracownicy) i na zewnątrz (interesariusze zewnętrzni).
- Inicjatywy zgłaszane w ramach Akcji dotyczyć będą działań o charakterze dobroczynnym i edukacyjnym odpowiadające celom, o których mowa w § 1 pkt 1 niniejszego Regulaminu.
- Akcja ma na celu wybór Inicjatyw spośród zgłoszonych do Fundacji, które zyskają wsparcie finansowe na ich organizację.
§ 2
Adresaci Akcji
- Program skierowany jest do osób będących pracownikami lub pozostającymi w stałym stosunku zlecenia ze Holcim Polska S.A. lub jej spółkami powiązanymi (Pracownicy).
- Do Akcji mogą przystępować zespoły składające się z minimum 2 Pracowników Holcim, przy czym Pracownicy wyłaniają spośród siebie Lidera Projektu z prawem reprezentowania zespołu wobec Fundacji.
- Pracownik może włączać do Akcji również osoby niebędące Pracownikami z zastrzeżeniem, że Pracownik będzie Liderem Projektu z prawem reprezentowania Zespołu wobec Fundacji.
§ 3
Zgłoszenia Inicjatyw w ramach Akcji
- W ramach Akcji mogą być zgłaszane do Fundacji według następującego harmonogramu:
- 11.03.2024 – 24.03.2024 – pierwsza tura zgłoszeń
- 13.05.2024 – 26.05.2024 – druga tura zgłoszeń
- 29.07.2024 – 11.08.2024 – trzecia tura zgłoszeń
- W przypadku, gdy beneficjentem zgłoszonej akcji jest dana instytucja, stowarzyszenie, fundacja, pracownik może zgłosić maksymalnie dwie inicjatywy rocznie dla tej samej instytucji, stowarzyszenia, fundacji, organizacji pozarządowej występującej w roli beneficjenta.
- Zgłoszenie inicjatywy w ramach Akcji zawierać będzie następujące dane:
- projekt i opis inicjatywy, w tym ewentualną dokumentację zdjęciową miejsca planowanej realizacji,
- skład uczestników z imionami i nazwiskami wraz ze wskazaniem lidera projektu,
- kwota oczekiwanego wsparcia finansowego wraz z uzasadnieniem w ramach kwoty, o której mowa w § 4 pkt 2.,
- zgodę właściciela przestrzeni na realizację projektu, o ile realizacja projektu będzie tego wymagała,
- proponowany termin realizacji inicjatywy,
- zgodę wszystkich uczestników Inicjatywy na użycie ich wizerunku oraz danych osobowych w materiałach dotyczących Fundacji oraz korporacyjnych materiałach (artykuły, zdjęcia, filmy, katalogi) firmy Holcim w Polsce (komunikacja wewnętrzna, zewnętrzna, strona www, media społecznościowe), w związku z realizacją Akcji oraz ich publikację w mediach elektronicznych oraz prasowych, a także na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją oraz promowaniem niniejszej Akcji oraz informowaniem o niej i o jej przebiegu,
- zgodę Lidera Projektu i wszystkich uczestników na treść niniejszego Regulaminu, w tym obowiązki związane ze wsparciem finansowym w przypadku jego przyznania,
- Zgłoszona Inicjatywa musi odpowiadać warunkom, o których mowa w § 1 Regulaminu.
- Wybór Inicjatyw, którym zostanie przyznane wsparcie finansowe zostanie dokonany przez Fundację w terminach
- I tura: do 5 kwietnia 2024
- II tura: do 7 czerwca 2024
- III tura: do 23 września 2024
§ 4
Wsparcie finansowe
- Inicjatywy zgłaszane są w formie elektronicznej, przy czym warunkiem wypłaty wsparcia finansowego jest przedłożenie Fundacji dokumentów w wersji papierowej w zakresie wymaganych zgód i oświadczeń.
- Fundacja, działając przez powołaną Radę Programową, dokonuje wyboru Inicjatyw, którym udzieli wsparcia finansowego, kierując się następującymi kryteriami:
- poprawność i kompletność wniosku,
- zgodność inicjatywy z celem określonym w § 1 pkt 1 Regulaminu;
- skala i zakres zaangażowania Zespołu,
- diagnoza potrzeb i problemów społeczności lokalnych oraz adekwatność proponowanych działań,
- planowane efekty Akcji, w tym liczba i rodzaj beneficjentów oraz faktyczny zakres planowanej zmiany,
- adekwatność budżetu i harmonogramu do podejmowanych działań,
- w przypadku projektów z beneficjentem zewnętrznym – wiarygodność instytucji, która ma otrzymać pomoc.
- Rada Programowa dokonuje wyboru składać się będzie z liczby od trzech do pięciu osób wybranych przez Fundację spośród Pracowników Fundatorów Fundacji lub pracowników podmiotów z Fundatorami powiązanych lub osób wybranych przez Fundację spośród grona osób dysponujących wiedzą ekspercką w zakresie, o którym mowa w § 1 pkt 1 Regulaminu.
- Rada Programowa przyzna wybranym Inicjatywom wsparcie finansowe w wysokości do 10.000 zł w zależności od oszacowania wydatków związanych z realizacją Akcji. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Rada Programowa może przyznać wsparcie finansowe w kwocie wyższej,
- Wsparcie finansowe może być przeznaczone wyłącznie na organizację i realizację Inicjatywy, w tym na zakup materiałów niezbędnych do jego realizacji. Wsparcie finansowe nie może stanowić wynagrodzenia dla uczestników Inicjatywy. W razie wątpliwości Lider Projektu może się zwrócić do Fundacji, która rozstrzyga zasadność wydatku w ramach wsparcia finansowego.
- Za właściwe użycie wsparcia finansowego odpowiada Pracownik będący Liderem Projektu.
- Wsparcie finansowe zostanie przekazane na ręce Lidera Projektu w formie przelewu bankowego na wskazany przez Lidera Projektu numer rachunku bankowego, z obowiązkiem jego rozliczenia.
- W terminie do dnia 15 listopada 2024 roku Lider Projektu przedstawi Fundacji rozliczenie projektu wraz z rachunkami lub innymi dokumentami o charakterze księgowym.9. W przypadku, gdy wsparcie finansowe zostanie zużyte w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem, Fundacja może się domagać zwrotu tego wsparcia od Lidera Projektu w całości lub w części.
- W przypadku, gdy wsparcie finansowe zostanie zużyte w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem, Fundacja może się domagać zwrotu tego wsparcia od Lidera Projektu w całości lub w części.
- Fundacja może zażądać zwrotu wsparcia finansowego w całości lub części, gdy nie zostanie on wydatkowany w terminie do dnia 15 listopada 2024 roku lub Projekt objęty Inicjatywą nie zostanie w tym terminie zrealizowany. Zwrot nastąpi na konto Fundacji (nr konta 32 1600 1127 1845 9703 1000 0001).
- Warunkiem wypłaty wsparcia finansowego jest zawarcie z Fundacją Porozumienia stanowiącego załączniki do Regulaminu odnoszącego się do czynności wolontariatu przez wszystkich Uczestników Inicjatywy (załącznik nr 1, załącznik nr 2 dla Lidera). Lider Projektu będzie zobowiązany zapewnić zawarcie Porozumień przez członków jego Zespołu w terminie 14 dni od otrzymania informacji o uzyskaniu grantu.
§ 5
Dane osobowe
- Administratorem danych osobowych zbieranych od Uczestników jest Fundacja Holcim z siedzibą w Małogoszczu (28-366), ul. Warszawska 110, KRS 0000613956, NIP 656 23 31 892 REGON 364250634. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
- Administrator danych osobowych powołał administratora bezpieczeństwa informacji nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: pl-m-inspektorochrony-danych@holcim.com.
-
Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu
- organizacji i przeprowadzenia Akcji
- wykonania umowy z wolontariuszem
- wypłaty wsparcia finansowego (w przypadku Liderów projektu)
- komunikacji z wolontariuszami
- W przypadku wyrażenia zgody, dane osobowe w postaci wizerunku, przetwarzane będą w celu promowania Akcji oraz informowania o jej przebiegu poprzez zamieszczenie w materiałach korporacyjnych firmy Holcim w Polsce oraz dotyczących Fundacji (tj. artykuły, zdjęcia, filmy, katalogi, komunikacja wewnętrzna, zewnętrzna, strona www, media społecznościowe, prasa)
-
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:
- art. 6 ust. 1 lit b) RODO – zawarcie oraz wykonywanie umów,
- art. 6 ust. 1 lit a) RODO – zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
- art. 6 ust. 1 lit c) RODO – w przypadkach, w których dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
- art. 6 ust. 1 lit f) RODO – uzasadniony interes Administratora
- Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Akcji.
-
Uczestnikom Akcji, którzy podają dane osobowe przysługuje prawo dostępu
do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje
prawo do:
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania danych,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
- Organizator będzie zbierał od uczestników następujące dane:
- imię i nazwisko,
- nr konta bankowego (dotyczy Liderów projektu).
- Nr dowodu osobistego
- data i miejsce urodzenia
- adres zamieszkania
- Uczestnikom akcji przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Uczestnik Akcji zezwala na wykorzystanie jego imienia i nazwiska w celu informowania o przebiegu .
- Organizator oświadcza, iż dane uczestników Akcji nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
- Dane osobowe, nie będą przekazywane do państw trzecich i organizacji spoza EOG.
- Dane uczestników Akcji mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym wspierającym Administratora w realizacji ww. celów oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
- Dane uczestników Akcji będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celówlub do czasu cofnięcia zgody.
-
Organizator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu
należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną
zabezpieczenia powierzonych danych osobowych. Organizator wdrożył
odpowiednie środki aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający
ryzyku z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia oraz
charakteru, zakresu, celu i kontekstu przetwarzania oraz ryzyko
naruszenia praw i wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie
wystąpienia i wadze zagrożenia. Organizator w szczególności uwzględnia
ryzyko wiążące się z przetwarzaniem danych wynikające z:
- przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia,
- utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia danych,
- nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
§ 6
Postanowienia końcowe
- Wszelkie kwestie związane ze sprawami pracowniczymi pozostające w związku z Akcją będą rozstrzygane na zasadach określonych w Regulaminie Programu Ludzie Holcim.
- Wszelkie spory powstałe w związku z realizacją niniejszej Akcji rozstrzygać będzie sąd w Warszawie.
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie znajdą zastosowanie odpowiednie przepisy prawa w tym przepisy Kodeksu Cywilnego.
- Zgłoszenie Inicjatywy przez Uczestnika oznacza akceptację treści niniejszego Regulaminu.