REGULAMIN PROGRAMU LUDZIE HOLCIM

§ 1

Organizacja i Cel

 

  1. Fundacja Holcim z siedzibą w Małogoszczu, dalej jako Fundacja, jest organizatorem programu grantowego, zwanego dalej Akcją, którego celem jest promowanie wśród pracowników postaw i inicjatyw realizowanych dla dobra publicznego w zakresie zdrowia, edukacji, środowiska, bezpieczeństwa, infrastruktury (estetyki i użyteczności pomieszczeń, budynków i obiektów małej architektury) oraz dla budowania zaangażowania społeczności wewnątrz firmy (pracownicy) i na zewnątrz (interesariusze zewnętrzni). 
  2. Inicjatywy zgłaszane w ramach Akcji dotyczyć będą działań o charakterze dobroczynnym i edukacyjnym odpowiadające celom, o których mowa  w § 1 pkt 1 niniejszego Regulaminu.
  3. Akcja ma na celu wybór Inicjatyw spośród zgłoszonych do Fundacji, które zyskają wsparcie finansowe na ich organizację.

§ 2

Adresaci Akcji

  1. Program skierowany jest do osób będących pracownikami lub pozostającymi w stałym stosunku zlecenia ze Holcim Polska S.A. lub jej spółkami powiązanymi (Pracownicy).
  2. Do Akcji mogą przystępować zespoły składające się z minimum 2 Pracowników Holcim, przy czym Pracownicy wyłaniają spośród siebie Lidera Projektu z prawem reprezentowania zespołu wobec Fundacji.
  3. Pracownik może włączać do Akcji również osoby niebędące Pracownikami z zastrzeżeniem, że Pracownik będzie Liderem Projektu z prawem reprezentowania Zespołu wobec Fundacji.

§ 3

Zgłoszenia Inicjatyw w ramach Akcji

  1. W ramach Akcji mogą być zgłaszane do Fundacji według następującego harmonogramu:
    • 11.03.2024 – 24.03.2024 – pierwsza tura zgłoszeń
    • 13.05.2024 – 26.05.2024 – druga tura zgłoszeń  
    • 29.07.2024 – 11.08.2024 – trzecia tura zgłoszeń
  2. W przypadku, gdy beneficjentem zgłoszonej akcji jest dana instytucja, stowarzyszenie, fundacja, pracownik może zgłosić maksymalnie dwie inicjatywy rocznie dla tej samej instytucji, stowarzyszenia, fundacji, organizacji pozarządowej występującej w roli beneficjenta. 
  3. Zgłoszenie inicjatywy w ramach Akcji zawierać będzie następujące dane:
    • projekt i opis inicjatywy, w tym ewentualną dokumentację zdjęciową miejsca planowanej realizacji,
    • skład uczestników z imionami i nazwiskami wraz ze wskazaniem lidera projektu,
    • kwota oczekiwanego wsparcia finansowego wraz z uzasadnieniem w ramach kwoty, o której mowa w § 4 pkt 2.,
    • zgodę właściciela przestrzeni na realizację projektu, o ile realizacja projektu będzie tego wymagała,
    • proponowany termin realizacji inicjatywy,
    • zgodę wszystkich uczestników Inicjatywy na użycie ich wizerunku oraz danych osobowych w materiałach dotyczących Fundacji oraz korporacyjnych materiałach (artykuły, zdjęcia, filmy, katalogi) firmy Holcim w Polsce (komunikacja wewnętrzna, zewnętrzna, strona www, media społecznościowe), w związku z realizacją Akcji oraz ich publikację w mediach elektronicznych oraz prasowych, a także na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją oraz promowaniem niniejszej Akcji oraz informowaniem o niej i o jej przebiegu,
    • zgodę Lidera Projektu i wszystkich uczestników na treść niniejszego Regulaminu, w tym obowiązki związane ze wsparciem finansowym w przypadku jego przyznania,
  4. Zgłoszona Inicjatywa musi odpowiadać warunkom, o których mowa  w § 1 Regulaminu.
  5. Wybór Inicjatyw, którym zostanie przyznane wsparcie finansowe zostanie dokonany przez Fundację w terminach
    • I tura: do 5 kwietnia 2024
    • II tura: do 7 czerwca 2024
    • III tura: do 23 września 2024

§ 4

Wsparcie finansowe

  1. Inicjatywy zgłaszane są w formie elektronicznej, przy czym warunkiem wypłaty wsparcia finansowego jest przedłożenie Fundacji dokumentów w wersji papierowej w zakresie wymaganych zgód i oświadczeń.
  2. Fundacja, działając przez powołaną Radę Programową, dokonuje wyboru Inicjatyw, którym udzieli wsparcia finansowego, kierując się następującymi kryteriami:
    • poprawność i kompletność wniosku,
    • zgodność inicjatywy z celem określonym w § 1 pkt 1 Regulaminu;
    • skala i zakres zaangażowania Zespołu, 
    • diagnoza potrzeb i problemów społeczności lokalnych oraz adekwatność proponowanych działań,
    • planowane efekty Akcji, w tym liczba i rodzaj beneficjentów oraz faktyczny zakres planowanej  zmiany,
    • adekwatność budżetu i harmonogramu do podejmowanych działań,
    • w przypadku projektów z beneficjentem zewnętrznym – wiarygodność instytucji, która ma otrzymać pomoc.
  3. Rada Programowa dokonuje wyboru składać się będzie z liczby od trzech do pięciu osób wybranych przez Fundację spośród Pracowników  Fundatorów Fundacji lub pracowników podmiotów z Fundatorami powiązanych lub osób wybranych przez Fundację spośród grona osób dysponujących wiedzą ekspercką w zakresie, o którym mowa w § 1 pkt 1 Regulaminu.
  4. Rada Programowa przyzna wybranym Inicjatywom wsparcie finansowe w wysokości do 10.000 zł w zależności od oszacowania wydatków związanych z realizacją Akcji. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Rada Programowa może przyznać wsparcie finansowe w kwocie wyższej,
  5. Wsparcie finansowe może być przeznaczone wyłącznie na organizację i realizację Inicjatywy, w tym na zakup materiałów niezbędnych do jego realizacji. Wsparcie finansowe nie może stanowić wynagrodzenia dla uczestników Inicjatywy. W razie wątpliwości Lider Projektu może się zwrócić do Fundacji, która rozstrzyga zasadność wydatku w ramach wsparcia finansowego.
  6. Za właściwe użycie wsparcia finansowego odpowiada Pracownik będący Liderem Projektu.
  7. Wsparcie finansowe zostanie przekazane na ręce Lidera Projektu w formie przelewu bankowego na wskazany przez Lidera Projektu numer rachunku bankowego, z obowiązkiem jego rozliczenia.  
  8. W terminie do dnia 15 listopada 2024 roku Lider Projektu przedstawi Fundacji rozliczenie projektu wraz z rachunkami lub innymi dokumentami o charakterze księgowym.9. W przypadku, gdy wsparcie finansowe zostanie zużyte w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem, Fundacja może się domagać zwrotu tego wsparcia od Lidera Projektu w całości lub w części.
  9. W przypadku, gdy wsparcie finansowe zostanie zużyte w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem, Fundacja może się domagać zwrotu tego wsparcia od Lidera Projektu w całości lub w części.
  10. Fundacja może zażądać zwrotu wsparcia finansowego w całości lub części, gdy nie zostanie on wydatkowany w terminie do dnia 15 listopada 2024 roku lub Projekt objęty Inicjatywą nie zostanie w tym terminie zrealizowany. Zwrot nastąpi na konto Fundacji (nr konta 32 1600 1127 1845 9703 1000 0001).
  11. Warunkiem wypłaty wsparcia finansowego jest zawarcie z Fundacją Porozumienia stanowiącego załączniki do Regulaminu odnoszącego się do czynności wolontariatu przez wszystkich Uczestników Inicjatywy (załącznik nr 1, załącznik nr 2 dla Lidera). Lider Projektu będzie zobowiązany zapewnić zawarcie Porozumień przez członków jego Zespołu w terminie 14 dni od otrzymania informacji o uzyskaniu grantu.

§ 5

Dane osobowe

  1. Administratorem danych osobowych zbieranych od Uczestników jest Fundacja Holcim z siedzibą w Małogoszczu (28-366),  ul. Warszawska 110, KRS 0000613956, NIP 656 23 31 892 REGON 364250634. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  2. Administrator danych osobowych powołał administratora bezpieczeństwa informacji nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: pl-m-inspektorochrony-danych@holcim.com.
  3. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu
    • organizacji i przeprowadzenia Akcji
    • wykonania umowy z wolontariuszem
    • wypłaty wsparcia finansowego (w przypadku Liderów projektu)
    • komunikacji z wolontariuszami
  4. W przypadku wyrażenia zgody, dane osobowe w postaci wizerunku, przetwarzane będą w celu promowania Akcji oraz informowania o jej przebiegu poprzez zamieszczenie w materiałach korporacyjnych firmy Holcim w Polsce oraz dotyczących Fundacji (tj. artykuły, zdjęcia, filmy, katalogi, komunikacja wewnętrzna, zewnętrzna, strona www, media społecznościowe, prasa)
  5. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:
    • art. 6 ust. 1 lit b) RODO – zawarcie oraz wykonywanie umów,
    • art. 6 ust. 1 lit a) RODO – zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
    • art. 6 ust. 1 lit c) RODO – w przypadkach, w których dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
    • art. 6 ust. 1 lit f) RODO – uzasadniony interes Administratora 
  6. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Akcji.
  7. Uczestnikom Akcji, którzy podają dane osobowe przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje prawo do:
    • sprostowania danych,
    • usunięcia danych,
    • ograniczenia przetwarzania danych,
    • przenoszenia danych,
    • wniesienia sprzeciwu,
    • cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
    • Organizator będzie zbierał od uczestników następujące dane:
    • imię i nazwisko,
    • nr konta bankowego (dotyczy Liderów projektu).
    • Nr dowodu osobistego
    • data i miejsce urodzenia
    • adres zamieszkania
  8. Uczestnikom akcji przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  9. Uczestnik Akcji zezwala na wykorzystanie jego imienia i nazwiska w celu informowania o przebiegu .
  10. Organizator oświadcza, iż dane uczestników Akcji nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
  11. Dane osobowe, nie będą przekazywane do państw trzecich i organizacji spoza EOG.
  12. Dane uczestników Akcji mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym wspierającym Administratora w realizacji ww. celów oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.    
  13. Dane uczestników Akcji będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celówlub do czasu cofnięcia zgody.
  14. Organizator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną zabezpieczenia powierzonych danych osobowych. Organizator wdrożył odpowiednie środki aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia oraz charakteru, zakresu, celu i kontekstu przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Organizator w szczególności uwzględnia ryzyko wiążące się z przetwarzaniem danych wynikające z:
    • przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia,
    • utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia danych,
    • nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

§ 6

Postanowienia końcowe

  1. Wszelkie kwestie związane ze sprawami pracowniczymi pozostające w związku z Akcją będą rozstrzygane na zasadach określonych w Regulaminie Programu Ludzie Holcim.
  2. Wszelkie spory powstałe w związku z realizacją niniejszej Akcji rozstrzygać będzie sąd w Warszawie.
  3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie znajdą zastosowanie odpowiednie przepisy prawa w tym przepisy Kodeksu Cywilnego.
  4. Zgłoszenie Inicjatywy przez Uczestnika oznacza akceptację treści niniejszego Regulaminu.